KI-Tool-Register für Agenturen: Tools, Use Cases und Freigaben dokumentieren.
Ein brauchbares Register beantwortet nicht nur, welche KI-Tools existieren. Es zeigt auch, wer sie wofür nutzt, mit welchen Daten, unter welchen Bedingungen und wann die Freigabe erneut geprüft wird.
Die Kurzantwort
Ein KI-Tool-Register ist die zentrale Übersicht der geprüften, bedingt freigegebenen, ungeprüften und ausgeschlossenen KI-Systeme einer Organisation. Ein separates Use-Case-Register dokumentiert die tatsächlichen Anwendungen. Erst beide Ansichten zusammen zeigen, ob ein bestimmtes Tool für einen bestimmten Zweck und Datentyp verwendet werden darf.
„Tool freigegeben“ ist zu grob. Derselbe Textassistent kann für Ideen mit öffentlichen Informationen geeignet und für unveröffentlichte Kundenstrategien ungeprüft ungeeignet sein. Die Freigabe braucht deshalb Bedingungen und einen konkreten Zweck.
Zwei Register, zwei unterschiedliche Fragen
Was ist das System?
Anbieter, Produkt, Kontotyp, Vertragsstand, technische Funktionen, mögliche Datenflüsse, verantwortliche Person und generelle Freigabegrenzen.
Was tun wir damit?
Team, Projekt, Zweck, Eingaben, Ausgaben, betroffene Personen, menschliche Prüfung, Kundenanforderungen, Kennzeichnung und dokumentierte Freigabe.
Ein Tool kann viele Use Cases haben; ein Use Case kann mehrere Tools berühren. Nutzen Sie deshalb eine stabile Tool-ID, auf die das Use-Case-Register verweist. So bleibt die Verbindung auch bestehen, wenn Produktnamen oder Verantwortliche wechseln.
Diese Felder braucht ein praxistaugliches Tool-Register
Tool und Anbieter
- interne Tool-ID
- Produkt- und Anbietername
- Version oder relevante Funktion
- Web-, Desktop-, API- oder integrierte Nutzung
Owner und Nutzende
- geschäftlich verantwortliche Rolle
- technische Ansprechperson
- zugelassene Teams oder Personengruppen
- Teamkonto, Einzelkonto oder Kundenkonto
Prüfgrundlage
- zulässige Datenkategorien
- Speicherung und mögliche Trainingsnutzung
- Vertrag, AVV/DPA und relevante Einstellungen
- Unterauftragnehmer oder Übermittlungen, soweit geprüft
Status und Bedingungen
- Freigabestatus
- zugelassene und ausgeschlossene Zwecke
- Pflicht zur menschlichen Prüfung
- Entscheidungsdatum, Beleg und nächste Überprüfung
Nicht jedes Feld muss beim ersten Termin vollständig sein. Offene Punkte dürfen sichtbar „in Prüfung“ bleiben. Eine leere Zelle darf aber nicht stillschweigend wie eine Freigabe behandelt werden.
Ausgefülltes, bewusst fiktives Beispiel
Die folgende Zeile zeigt die Logik, empfiehlt aber kein konkretes Produkt und ersetzt keine Anbieter- oder Vertragsprüfung.
| ID | System | Owner | Zugelassener Zweck | Datenregel | Status | Review |
|---|---|---|---|---|---|---|
| KI-004 | Textassistent im freigegebenen Teamkonto | Operations | Ideen, Gliederungen, Varianten mit öffentlichen Inhalten | Grün; Kundendaten oder unveröffentlichte Strategien nur nach separater Freigabe | Bedingt freigegeben | 15.10.2026 oder bei Vertrags-/Funktionsänderung |
Der passende Use Case könnte zusätzlich Projekt, Eingabeart, Ausgabeverwendung, Prüferin oder Prüfer und die Kundenfreigabe enthalten. Dadurch wird aus einer Toolliste ein belastbarer Entscheidungspfad.
Vier Statuswerte reichen für den Anfang
Prüfung abgeschlossen; Nutzung innerhalb der dokumentierten Bedingungen erlaubt.
Nur für benannte Zwecke, Daten oder Konten und mit festgelegter Prüfung.
Keine produktive Nutzung, bis offene Fragen beantwortet und dokumentiert sind.
Nutzung ausgeschlossen; Grund und mögliche Alternative sind sichtbar.
„Unbekannt“ ist kein fünfter Freigabestatus. Neu entdeckte Tools kommen zunächst in Prüfung. Das verhindert, dass fehlende Dokumentation als stillschweigende Zustimmung missverstanden wird.
So bleibt das Register aktuell, ohne Bürokratie zu erzeugen
- Eine verantwortliche Rolle: Sie pflegt Struktur und Termine, entscheidet aber nicht zwingend jeden Fachfall allein.
- Ein einfacher Meldeweg: Neue Tools und Use Cases werden über einen bekannten Kanal gemeldet, nicht erst beim Jahresreview entdeckt.
- Ereignisbasierte Prüfung: Neue Funktionen, Kontomodelle, Vertragsbedingungen, Datenflüsse oder Vorfälle lösen ein Review aus.
- Fester 90-Tage-Blick: Offene Punkte, ungenutzte Tools, abgelaufene Freigaben und neue Kundenanforderungen werden gemeinsam geprüft.
- Belege verlinken: Entscheidungen verweisen auf Vertrag, Screenshot, Anbieterinformation oder interne Notiz, ohne Passwörter oder sensible Inhalte in der Tabelle abzulegen.
Ein Register beweist, dass eine Entscheidung dokumentiert wurde. Es beweist nicht automatisch, dass das System rechtlich, technisch oder vertraglich korrekt geprüft wurde. Qualität hängt von Prüfgrundlage, Aktualität und tatsächlicher Nutzung ab.
Nicht bei einer leeren Tabelle anfangen.
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